У цій статті розкажемо, що таке асинхронне командне спілкування у компанії, які переваги та форми комунікації вам варто обрати. Та як налагодити круту співпрацю з усіма членами команди.
 

Комунікація в команді - це один із найважливіших аспектів майбутнього успіху. Таке можна сказати і про офісне спілкування, і про діалоги поміж віддаленою командою. Без розуміння і взаємодопомоги проект може не вдатися. Ми зібрали для вас поради, який тип комунікації обрати, як її правильно влаштувати і як налагодити розуміння у віддалених командах.

Що таке синхронне і асинхронне спілкування?

Уявіть собі дві ситуації. У першій ви надсилаєте листа колезі, і він або вона за кілька хвилин (а то й секунд!) надсилає відповідь. Ви спілкуєтеся в режимі реального часу, проводите швидкі дискусії у будь-який час і негайно отримуєте відповіді. 

Це синхронне спілкування, його вдалими прикладами можуть бути зустрічі, спілкування в офісі.

І друга ситуація - ви надсилаєте листа колезі, а він на відповідь потребує кілька годин, і дає відповідь трохи пізніше. Ви плануєте онлайн-зустрічі, домовляєтеся про часовий проміжок відповіді, враховуєте часові зони один одного. 

Це асинхронне спілкування, його приклади з реального життя - запланований дзвінок у ZOOM або ж відповідь від помічника сайту, який потребує часу, щоб відкрити і обробити запит. 

Для чого потрібна асинхронна комунікація?

Це одна з найкращих практик для роботи із віддаленими командами. Ваш час і час респондента може суттєво різнитися, і негайну відповідь дати одразу може бути важко. Якщо чітко встановити рамки, дедлайни та спланувати гнучкий графік, цей тип комунікації може суттєво полегшити спілкування з командою (а ще - заощадити нерви, витрачені на очікування відповіді). 

Як асинхронна комунікація працює?

Це тип комунікації для двох або більше людей, які обмінюються інформацією без вимоги бути присутніми «тут і зараз». Така форма спілкування підійде і для співпраці з віддаленими працівниками або ж командами. 

Для цього вам треба обрати мережу, через яку ви будете спілкуватися (як от Slack, це корпоративний месенджер). 

Як комунікувати асинхронно?

1. Чіткі наміри. Коли ви працюєте із віддаленою командою, яка перебуває в іншій країні, часовій зоні тощо, одразу узгодьте, який тип співпраці ви обираєте - асинхронну та синхронну комунікацію. Тоді узгодьте час та дати, коли ви спілкуватиметесь. Якщо проект не терміновий і ви можете трохи почекати на відповідь - одразу обговоріть цей момент. 

2. Культурна синхронність у асинхронній комунікації. Якщо ви співпрацюєте з віддаленою командою з іншої країни, регіону чи континенту, будьте готові до культурних особливостей цієї країни. Скільки триває робочий день? Коли люди не можуть відповідати на повідомлення? Які свята зумовлюють вихідний день і тоді не можливий жодний тип спілкування - ані письмова комунікація, ані відеодзвінки. 

3. Ясний поділ завдань. Одразу ж розділяйте завдання на термінові й нетермінові. Тоді у першому випадку час на відповідь, очевидно, скоротиться. 
Комунікувати асинхронно у жодному випадку не означає «спілкуватися безвідповідально». Якісна комунікація з’явиться тоді, коли ви окреслите межі і дедлайни: ці завдання ми вирішуємо до кінця тижня, інші ж можуть трошки почекати. 

Переваги асинхронної комунікації 

Все, що відбулося в онлайн, залишається в онлайн. Якщо у вас переписка з колегою - у будь-який момент ви зможете знайти потрібну вам частину або ж «стягнути» документ із бесіди. Іноді під час відеодзвінків певна інформація «губиться». Якщо ж використовуєте письмову асинхронну комунікацію, переживати не варто. 

Допомагає уникати стресу. І це справді важливо: ви знаєте, у який проміжок час вам відпише віддалений працівник. Тож не треба дві години поспіль сидіти і чекати на відповідь, а з тим - і переживати. Можна продовжувати займатися своїми справами. І в певний момент повідомлення прийде. 

Недоліки асинхронної комунікації:

Часові зони. Хоч ви й погодили час, коли співрозмовник відповідатиме, все ж будьте готові до того, що відповіді на питання можуть прийти вночі через різницю в часі. Або ж зі самісінького ранку.  

Відсутність емоційного фону. Іноді важливо почути, як сміється ваш співрозмовник. Або побачити, як жестикулює ваша колега. Втім, якщо обираєте асинхронну комунікацію, будьте готові, що єдиний емоційний фон - це смайлики. Все решта - сухо й беземоційно.  

Яка різниця між асинхронною комунікацією і перепискою в режимі «Мені-довго-не-відписують?»

Різниця полягає в тому, що ви чітко узгоджуєте межі зручності й відповідальності. Складаєте графік, який підійде вам і віддаленій команді. 

Коли людина не відписує - це не означає, що вона ігнорує чи забула про співпрацю. Це означає, що ще не прийшов час, який вона виділила на ваш проект. 

Виклики комунікації з віддаленою командою

Віддалена робота, очевидно, має свої переваги й недоліки. Серед плюсів - ви, скоріше за все, скоротите витрати на проект, можливо, заощадите й на податках - залежить, яку країну оберете і який тип роботи. 

Аутсорсинг чи офшоринг дозволяє ще й добре вивчити незнайомий регіон - його культурні особливості й менталітет. Можливо, у майбутньому це дозволить вам вийти на іноземний ринок. 

Але вирішення проблем може стати викликом комунікації з командою: ви перебуваєте в різних часових зонах, думаєте на інших мовах, маєте свої особливості. 

Тут на допомогу вдало приходить асинхронна комунікація: якщо обрати правильні інструменти комунікації та ясно організувати процес, небажаних нюансів можна уникнути. 

Приклади асинхронної комунікації

Б’ємося об заклад, ви асинхронно спілкуєтеся в житті :) 

Уявіть собі ситуацію: надсилаєте через месенджер повідомлення другу. Знаєте, що він зараз зайнятий (наприклад, працює), і відповість лише ввечері. Тож ви продовжуєте займатися своїми справами, і не чекаєте відповіді упродовж наступних кількох годин.

Так працює й асинхронна комунікація. Один із прикладів - банальне листування через електронну пошту. Тільки ви заздалегідь маєте узгодити, скільки часу повідомлення може «висіти». 

Можна спілкуватися і через корпоративний месенджер Slack. Там вам буде зручно використовувати письмову асинхронну комунікацію чи планувати дзвінки заздалегідь. 

Коли варто обрати асинхронну комунікацію?

Якщо ви співпрацюєте із віддаленою командою, вам краще обрати асинхронний тип комунікації. Уявіть собі дзвінок двох людей. Хтось - зі США, хтось - з України. Різниця в часі 7 годин. Тож якщо ви пишете колезі у розпал робочого дня, є ймовірність, що він або вона зараз солодко спить. Або не встигає прокинутися без горнятка кави :)

Коли не варто користуватися асинхронною комунікацією? 

Якщо ваш проект терміновий і повністю зосереджений у реальному часі, краще обрати синхронну комунікацію. Тобто ви будете повсякчас на зв’язку із колегами - на випадок, якщо трапиться непередбачувана ситуація і доведеться швидко все виправляти та шукати рішення. 

Гібрид двох типів комунікацій

Іноді ви можете змішати два типи комунікацій, синхронну й асинхронну. Наприклад, ви погоджуєте з колегами певний час, коли вам відповідатимуть. Водночас тут присутня і комунікація в реальному часі. 

Якщо трапляється щось, що потрібно обговорити просто зараз, у вас є канал комунікації для термінових повідомлень - наприклад, один із месенджерів, телефон чи відеоплатформа, з яких можна швидко зв’язатися із віддаленою командою. 

TL;DR

Асинхронна комунікація - це тип спілкування, який передбачає структуроване, втім, тривале по часу спілкування з віддаленою командою. 

Якщо на перший погляд здається, що це легко - аж ніяк; асинхронна комунікація потребує чіткого структурування та зрозумілих домовленостей із віддаленими працівниками. 

Асинхронна комунікація передбачає перш за все робочий зв’язок із аутсорсинговими командами. Тож насамперед варто познайомитися із культурними та ментальними особливостями країни, у якій працюють люди. 

Головні переваги такого типу комунікації - зручність і чітке структурування. Однак якщо співпраця відбувається у режимі реального часу і потребує більше миттєвих реакцій, від такого типу краще відмовитися.